La gestiĆ³n de riesgos es un Ć”rea de conocimiento de la gestiĆ³n de proyectos, cuyo objetivo es el de āaumentar la probabilidad y/o el impacto de los riesgos positivos y disminuir la probabilidad y/o el impacto de los riesgos negativos, a fin de optimizar las posibilidades de Ć©xito del proyectoā.
Los eventos inciertos que, de producirse, tienen un efecto positivo en uno o mĆ”s de los objetivos del proyecto se denominan riesgos positivos u oportunidades y los eventos inciertos que, de producirse, tienen un efecto negativo en uno o mĆ”s de los objetivos del proyecto se denominan riesgos negativos o amenazas. El riesgo de un proyecto es un evento o condiciĆ³n incierta que, de producirse, tiene un efecto positivo o negativo en uno o mĆ”s de los objetivos de gestiĆ³n del proyecto tales como alcance, tiempo, costo y calidad. Un riesgo puede tener una o mĆ”s causas y, de materializarse, uno o mĆ”s impactos.
Los riesgos no deben confundirse con los problemas. Un problema es un riesgo materializado, es decir, un evento cierto que ya sucediĆ³ y estĆ” afectando negativamente el logro de los objetivos del proyecto. Los problemas se gestionan de forma reactiva e implican siempre una pĆ©rdida para el proyecto, mientras que los riesgos se gestionan de forma proactiva y pueden implicar ganancias adicionales para el proyecto.
Beneficios de la GestiĆ³n de Riesgos en proyectos culturales y de desarrollo
Los beneficios a destacar de la gestiĆ³n de riesgos en proyectos culturales o de desarrollo son los siguientes:
1. Mejora la planificaciĆ³n del proyecto.
La gestiĆ³n de riesgos conlleva incorporar la incertidumbre en la planificaciĆ³n del proyecto, o sea, reconocer que existen eventos futuros que pueden afectar el logro de los resultados e impactos esperados e incluir ajustes para atender dichos eventos inciertos. Por lo tanto, la gestiĆ³n de riesgos ayuda a fortalecer la planificaciĆ³n del proyecto y minimiza la necesidad de realizar cambios significativos de alcance, costo, tiempo (retrasos) y calidad de los entregables del proyecto durante la ejecuciĆ³n.
2. Fortalece el diseƱo del esquema de ejecuciĆ³n del proyecto.
Implica, entre otras cosas, identificar con antelaciĆ³n aspectos del entorno o de las instituciones involucradas que pueden afectar la ejecuciĆ³n del proyecto. Esto permite tomar decisiones oportunas sobre cĆ³mo adaptar el esquema de ejecuciĆ³n del proyecto a las peculiaridades del paĆs/sector y de las instituciones que van a ejecutar la operaciĆ³n.
3. Fomenta el uso eficiente de los recursos del proyecto
La gestiĆ³n de riesgos del proyecto, implica una identificaciĆ³n temprana de excesos o necesidades de recursos para el proyecto, lo que permite optimizar su asignaciĆ³n durante el ciclo de vida de la operaciĆ³n. Asimismo, una estrategia de gestiĆ³n preventiva suele implicar un menor costo que la gestiĆ³n reactiva basada en resolver los problemas a medida que estos surgen durante la ejecuciĆ³n. Por ende, destinar recursos a la gestiĆ³n de riesgos debe considerarse tambiĆ©n una inversiĆ³n que tiene el potencial de generar ahorros para el Proyecto. Finalmente, la gestiĆ³n de riesgos no solo implica identificar y gestionar adecuadamente los riesgos negativos o amenazas, sino tambiĆ©n los riesgos positivos u oportunidades, lo que permite generar un mayor valor del que estaba previsto originalmente con los mismos recursos.
4. Mejora la toma de decisiones y fomenta la proactividad y la rendiciĆ³n de cuentas entre los miembros del equipo.
La gestiĆ³n de riesgos permite tener un mejor conocimiento de los factores que pueden afectar el logro de los resultados e impactos esperados del proyecto, asĆ como de su orden de prioridad, lo que fortalece la toma de decisiones. Asimismo, la gestiĆ³n de riesgos suscita a los miembros del equipo del proyecto a anticiparse a los eventos futuros y asignar responsables para su gestiĆ³n. Esto crea una cultura de trabajo basada en la proactividad y la rendiciĆ³n de cuentas.
5. Aumenta la confianza en el proyecto por parte de las partes interesadas.
Una comunicaciĆ³n transparente, oportuna y efectiva de los riesgos del proyecto alinea las expectativas de todas las partes interesadas desde su concepciĆ³n. Al mismo tiempo, la preparaciĆ³n de un plan de respuesta ante posibles eventualidades transmite seguridad y confianza en el logro de los objetivos del proyecto.
Los procesos de la GestiĆ³n de Riesgos
La gestiĆ³n de riesgos comprende siete procesos, cinco de los cuales son de planificaciĆ³n, uno de ejecuciĆ³n y uno de monitoreo.
A. Planificar la GestiĆ³n de los Riesgos. Es el proceso de definir cĆ³mo realizar las actividades de gestiĆ³n de riesgos en un proyecto.
B. Identificar los Riesgos. Es el proceso de determinar los riesgos que pueden afectar al Proyecto y documentar sus caracterĆsticas.
C. Realizar el AnĆ”lisis Cualitativo de Riesgos. Es el proceso de priorizar riesgos para posterior anĆ”lisis o acciĆ³n de respuesta, evaluando y combinando su probabilidad de ocurrencia e impacto.
D. Realizar el AnĆ”lisis Cuantitativo de Riesgos. Es el proceso por el que se estima el nivel de exposiciĆ³n del proyecto al riesgo, analizando numĆ©ricamente el efecto combinado de los riesgos identificados en los objetivos del proyecto.
E. Planificar la Respuesta a los Riesgos. Es el proceso de desarrollar opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto.
F. Implementar la Respuesta a los Riesgos. Es el proceso de ejecutar las respuestas acordadas de acuerdo con lo planificado.
G. Monitorear los Riesgos. Es el proceso que permite la actualizaciĆ³n de la informaciĆ³n de riesgos para la correcta toma de decisiones por parte del equipo del proyecto.
La estructura de un proceso
Un proceso es un conjunto de actividades interrelacionadas o interactivas que utilizan insumos para obtener un resultado que puede ser tangible (productos) o intangible (informaciĆ³n).
Los procesos de la gestiĆ³n de riesgos transforman informaciĆ³n de entrada (insumos) mediante tĆ©cnicas y herramientas de anĆ”lisis para mejorar la eficiencia en la toma de decisiones en escenarios de incertidumbre.
Cada proceso de la gestiĆ³n de riesgos toma informaciĆ³n resultante del proceso anterior, la analiza y la transforma, mejorando progresivamente el anĆ”lisis del evento incierto hasta disponer de suficiente informaciĆ³n para la toma de una decisiĆ³n. Cada decisiĆ³n serĆ” a su vez el insumo de un nuevo proceso de anĆ”lisis, planificaciĆ³n, acciĆ³n y de nuevo control.
A esta propiedad de la gestiĆ³n de riesgos se la denomina iterativa y es uno de los factores crĆticos de Ć©xito que introducimos a continuaciĆ³n.
Factores crĆticos de Ć©xito de la gestiĆ³n de riesgos en los proyectos
La gestiĆ³n es por naturaleza iterativa
Debe existir un compromiso por parte de los ejecutores u organizaciones para la gestiĆ³n de riesgos.
La identificaciĆ³n de riesgos debe ser exhaustiva.
La identificaciĆ³n de los riesgos debe incorporar mĆŗltiples perspectivas.
La identificaciĆ³n de los riesgos debe ser completa.
El anƔlisis de riesgos debe ser objetivo.
La identificaciĆ³n de los riesgos debe explicitar las oportunidades.
La identificaciĆ³n de los riesgos debe ser temprana.
La gestiĆ³n de riesgos debe integrarse en la gestiĆ³n de proyectos.
La identificaciĆ³n de riesgos debe ser emergente.
TerminologĆas importantes
Ćrea de Conocimiento de la DirecciĆ³n de Proyectos / Project Management Knowledge Area. Un Ć”rea identificada de la direcciĆ³n de proyectos definida por sus requisitos de conocimientos y que se describe en tĆ©rminos de sus procesos, prĆ”cticas, datos iniciales, resultados, herramientas y tĆ©cnicas que los componen.
Ciclo de Vida del Proyecto/Project Life Cycle. La serie de fases que atraviesa un proyecto desde su inicio hasta su cierre.
Entrada/Input. Cualquier elemento, interno o externo, del proyecto que sea requerido por un proceso antes de que dicho proceso continĆŗe. Puede ser un resultado de un proceso predecesor.
GestiĆ³n (DirecciĆ³n) de Proyectos/Project Management. La aplicaciĆ³n de conocimientos, habilidades, herramientas y tĆ©cnicas a actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.
GestiĆ³n de los Riesgos del Proyecto/Project Risk Management. La GestiĆ³n de los Riesgos del Proyecto incluye los procesos para llevar a cabo la planificaciĆ³n de la gestiĆ³n de riesgos, asĆ como la identificaciĆ³n, anĆ”lisis, planificaciĆ³n, implementaciĆ³n de respuesta y monitoreo de los riesgos de un proyecto.
Herramienta/Tool. Algo tangible, como una plantilla o un programa de software, utilizado al realizar una actividad para producir un producto o resultado.
Objetivo/Objective. Una meta hacia la cual se debe dirigir el trabajo, una posiciĆ³n estratĆ©gica que se quiere lograr, un fin que se desea alcanzar, un resultado a obtener, un producto a producir o un servicio a prestar.
Proceso/Process. Una serie sistemƔtica de actividades dirigidas a producir un resultado final de forma tal que se actuarƔ sobre una o mƔs entradas para crear una o mƔs salidas.
Producto/Product. Un artĆculo producido, que es cuantificable y que puede ser un elemento terminado o un componente. Otras palabras para hacer referencia a los productos son āmaterialesā y ābienesā.
Programa/Program. Un grupo de proyectos, subprogramas y actividades de programas relacionados cuya gestiĆ³n se realiza de manera coordinada para obtener beneficios que no se obtendrĆan si se gestionaran en forma individual.
Proyecto/Project. Un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado Ćŗnicos.
Realizar el AnƔlisis Cuantitativo de Riesgos/Perform Quantitative Risk Analysis. El proceso de analizar numƩricamente el efecto de los riesgos identificados sobre los objetivos generales del proyecto.
Riesgo/Risk. Un evento o condiciĆ³n incierto que, si se produce, tiene un efecto positivo o negativo en uno o mĆ”s de los objetivos de un proyecto.
Salida/Output. Un producto, resultado o servicio generados por un proceso. Puede ser un dato inicial para un proceso sucesor.
TƩcnica/Technique. Un procedimiento sistemƔtico definido y utilizado por una o mƔs personas para desarrollar una o mƔs actividades, a fin de generar un producto o un resultado o prestar un servicio y que puede emplear una o mƔs herramientas.
Estos fundamentos podrƔn ayudarte a gestionar mejor tus proyectos, a identificar los posibles riesgos y trabajar en ellos para alcanzar el Ʃxito deseado. Gracias por tu lectura y recuerda que "La Cultura, transforma vidas".