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Los 10 pasos para la Formulación de Proyectos Culturales + Infografía

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La creación y organización de proyectos culturales es un tema común en la labor de los hacedores de cultura y los artistas, como una forma de proyectar su trabajo o como adhesión o seguimiento de alguno anterior, los proyectos se dan de forma continúa y en cantidades que sobrepasan nuestro imaginario. A pesar de eso no todos los proyectos se concretan o llegan a tener el éxito esperado. ¿Por qué pasa esto?

Dentro de las diferentes variables que podemos encontrar alrededor de la presentación de un proyecto cultural, una de las más comunes es la estructura o el cuerpo del documento que explica como se realizará dicho proyecto. Una falencia o error en el planteamiento de un objetivo o una mala justificación de presupuesto puede traerse abajo un proyecto prometedor y perder casi de forma inmediata el interés por parte de los patrocinadores, auspiciadores o financiadores de esta actividad.

Por eso, para muchos esto se vuelve un dolor de cabeza y/o lo dejan de lado o lo realizan con la esperanza de que se le reste importancia al contenido y se valore el sentir del proyecto. Pero la formulación de un proyecto no debería de ser algo complicado o engorroso, sino más bien una excelente herramienta de apoyo que te permita alcanzar tus metas y cumplir tus objetivos profesionales. Y por eso te he traído una guía de los pasos que debes seguir a la hora de formular ese proyecto cultural que tanto deseas, y como regalo puedes suscribirte y obtener las plantillas que te ayudarán aún más en tu formulación.

Antes de ver estos puntos es importante que tengas claro cuál es el proyecto que quieres realizar, tener ese panorama sin nubarrones te permitirá ubicar la información en el lugar correcto y explicar tus propuestas de una forma más ágil, sencilla y elocuente; y notarás que en realidad no es tan complicado como parece. Bueno, ¡vamos entonces ahora si! Te comparto a continuación los 10 pasos que debes de seguir a la hora de formular un proyecto cultural, dejando claro que existen muchas formas de presentación y guías de proyectos y que esta es solo una de esas opciones. Los 10 sencillos pasos son:

1. Diagnóstico: lo primero que tienes que hacer antes de iniciar con el proyecto es un análisis del escenario en dónde lo realizaras y las personas que viven en él, identificar el problema y tener claro cuáles son las características y rasgos culturales, condición política, factores económicos y sociales, aspectos demográficos, falencias, fortalezas, proyectos que se hayan realizado anteriormente, sus resultados, apoyo o iniciativa de la empresa privada, del gobierno local, etc. ¿Qué se ha hecho? ¿cómo se hizo? y ¿por qué se hizo o no se ha hecho? El diagnóstico debe tener todas aquellas características importantes que te brinden información o datos que aclaren el contexto que tienes en frente para así lograr planear tus acciones bajo un ambiente real y apegado a las condiciones de tu focalización. Será una antesala de lo que te vas a encontrar a la hora de iniciar los trabajos y las actividades de tu plan de acción y así disminuir en este aspecto la incertidumbre e imprevistos.

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2. Justificación o Motivación: en este apartado debes de explicar el ¿por qué es necesario? ¿Cuáles son tus motivantes para la realización del mismo? Exponer la relevancia de su ejecución y tu punto de vista emocional al respecto. Este es un punto clave, pues aquí harás ver qué tan importante es tu proyecto y su impacto en el colectivo beneficiado.

3. Población beneficiada: identificar al grupo o colectivo objetivo, sus características. Esto te permitirá personalizar aún más tus estrategias y vincularlas más a esa población asegurando una mejor aceptación y acercamiento. Conocer si existen portadores de tradición ligados a tu proyecto será de gran ayuda, pues podemos utilizarlos como aliados en la realización del trabajo y te facilitarán ese acercamiento al ser ya reconocidos por el colectivo.

4. Localización: ubicación geográfica, provincia, estado, distrito, cantón, barrio, delimitación de la zona y todos aquellos elementos que ayuden a identificar dónde se hará el proyecto.

5. Objetivo General: a veces no sabemos cómo describirlo y es uno de los principales errores que hacen descartar el proyecto en un concurso de fondos. La adecuada formulación de un objetivo es sumamente importante a la hora de presentarlo pues es ahí donde realmente damos a conocer que sabemos lo que queremos hacer y que conocemos del tema. El objetivo general debe responder a las preguntas ¿Qué? y ¿Para qué? Debe relacionarse directamente con el problema detectado y su posible solución. Recuerda que el verbo de acción debe de ir en infinitivo y que elegir bien ese verbo hará de nuestro objetivo una idea clara, concisa y fácil de entender.

6. Objetivos específicos: responden al ¿cómo? Son la guía para los planes de acción de nuestro proyecto que nos llevarán a cumplir el objetivo general.

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7. Metas: Para que los objetivos no queden en simples declaraciones de intenciones sin que se pueda entender cuáles son los logros específicos que se pretende alcanzar con el proyecto, es necesario concretarlos, es decir, traducirlos a metas. Las metas son la cuantificación de los objetivos, estableciendo cuánto, cuándo y dónde se realizarán éstos, de modo poder definir claramente las actividades e insumos necesarios para lograrlos. Por lo tanto, las metas incluyen datos concretos sobre: La cantidad ¿cuánto se realizará?, la calidad ¿en qué grado y forma se alcanzará?, el tiempo ¿en qué plazo se alcanzará?, el lugar ¿dónde se realizará?.

Para definir metas realistas debemos estar atentos a:
• La correspondencia con el objetivo específico.
• La coherencia con los recursos y el tiempo disponibles.
• La adecuación de los objetivos específicos con los objetivos generales.
• La adecuación de los objetivos generales con el problema diagnosticado.

Recuerde que es fundamental ir cuidando, en la elaboración del proyecto, la coherencia interna entre el problema diagnosticado, los objetivos generales, los específicos y la metas definidas.

8. Planificación de acciones y cronograma: La planificación del proyecto son un conjunto de procedimientos o acciones para alcanzar el objetivo que queremos lograr, en forma flexible, propositiva, creativa, participativa y dinámica, dándole viabilidad y sustentabilidad a nuestro proyecto. Lo que materializa la realización de un proyecto es la ejecución secuencial e integrada de diversas actividades. Esto implica que en el diseño del proyecto se ha de indicar de manera precisa y concreta cuáles son las actividades que hay que ejecutar para alcanzar las metas y objetivos propuestos. A su vez, para cada actividad deberán definirse una serie de tareas concretas que involucran su realización. Debe explicitarse, entonces, la forma en que se organizan, suceden, complementan y coordinan las diferentes tareas.

Al definir las diferentes actividades y tareas de nuestros objetivos, lo ideal ahora es acercarnos aún más al proyecto preguntándonos ¿cuándo? de esta forma podremos ordenarlas en el tiempo. Esto nos será de utilidad en la implementación del proyecto,
evaluando su cumplimiento o la necesidad de establecer posibles ajustes. El diseño del cronograma permitirá estar en permanente interacción con las actividades como un conjunto, es decir, nos permitirá realizar un seguimiento de cada una de ellas en sí misma y en su relación con todas las actividades propuestas.
Distinguimos en el tiempo ciertos plazos que pueden ser de corto, mediano y largo alcance. Esto se hace necesario para poder ver cómo estamos llevando a cabo nuestras
tareas, cuál es el logro y grado de cumplimiento del objetivo y, por ende, de nuestro proyecto en el tiempo presente, y cuáles serán los ajustes que deberemos realizar hoy
para el cumplimiento de mañana.
Asimismo, hay que tener claro que podemos tener algunos imprevistos que pueden afectar las actividades que teníamos planificadas. Por ello, es necesario entender que lo principal será nuestro objetivo y que las actividades que planifiquemos ayudarán a lograrlo, pero éstas pueden tener modificaciones que intentaremos siempre poner en
positivo, buscando las oportunidades y tomando las dificultades como nuevos caminos a recorrer y no como finales anticipados. Después de definir las actividades y las tareas, debemos preguntarnos ¿quiénes? serán los encargados de cada una de ellas, es decir, definiremos los responsables y las funciones que tendrá cada integrante en nuestro equipo de trabajo.

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9. Presupuesto: Una vez completado el cronograma, donde desarrollamos la formulación y diseño de objetivos, actividades y responsables, nos queda por determinar los recursos necesarios para llevar a cabo nuestro proyecto, para esto utilizaremos la técnica del presupuesto por rubro.
Presupuesto: lo entendemos como la organización y valoración de los recursos necesarios en cada una de las etapas/actividades, desagregados en rubros ( tipos de gastos ) para la ejecución de nuestro proyecto. Preguntas que nos ayudan a presupuestar:
• ¿QUÉ? Hay que determinar cuales son las necesidades de bienes y servicios (recursos en general) , dentro de cada una de las tareas a cumplir para cada Actividad del proyecto. Dentro de esta etapa es importante profundizar el análisis de gastos, detectando todas y cada una de las necesidades en cada tarea.
• ¿CUÁNTO NECESITO? Significa determinar la cantidad necesaria de cada bien y servicio a lo largo del proyecto y para cada tarea. En esta etapa debemos colocarle unidad
de medición a los bienes y servicios que voy a necesitar, teniendo en cuenta el tiempo en el que voy a desarrollar cada una de las tareas.
• ¿CUÁNTO VALEN LOS BIENES Y SERVICIOS? En esta pregunta debo asignarle valor a cada uno de los bienes y servicios que necesito para poder llegar al total de recursos
para el proyecto. Es importante asegurarse de que la valoración asignada a cada gasto sea vigente (precio actual) y este de acuerdo con los valores de mercado ( precio en los comercios del rubro).
• Finalmente ¿CÓMO OBTENGO LOS RECURSOS? Y esto queda separado los puntos A y B, ya que los recursos propios y los conseguidos de terceros particulares o instituciones se suman al financiamiento solicitado al Fondo Provincial de la Cultura, completando el monto total de recursos del proyecto.
a) Recursos Propios o Contrapartidas. Se refieren a todos aquellos recursos que aporta la institución o el grupo responsable del proyecto. Aquí es importante poder asignarle valor a todos los recursos existentes y que generalmente no significan erogación de dinero. ¿Cómo se valoran? Hay que valorarlos de acuerdo al precio de mercado. Por ejemplo un local propio, por su valor de alquiler; las máquinas, por su alquiler o precio de venta; las horas de trabajo, por el precio que se paga en otras instituciones.

b) Aliados: Se refieren a aquellos recursos en efectivo, materiales, implementos, etc., que son obtenidos a través de personas o instituciones terceras que aporta y/o apoyan el proyecto. Para asignarles valor, en caso que no se dinero, se determina de la misma manera que los recursos propios.
Prepuesto por rubro o tipo de gasto: A través de esta técnica se desagregan todos los gastos necesarios para la elaboración y ejecución de un proyecto atendiendo a las características particulares de cada gasto. A continuación presentamos una breve descripción de la clacificación de gastos sugerida en el formulario para el presupuesto.
Rubros o tipos de gastos
• Recursos humanos. Son todos los gastos relacionados con los servicios personales que requiera el proyecto.
Forma de Asignarles Valor: este tipo de gasto se debe medir en horas hombre, significa calcular la cantidad de tiempo necesario para cada una de las actividades a desarrollar
por cada uno de las personas que intervengan en el desarrollo del proyecto. Ejemplo: Coordinador general del proyecto, Operador, Productor, Técnicos como Ingeniero, Profesor, Arquitecto, Escenográfo, etc.)
• Equipamiento/ Infraestructura/ Indumentaria/ Instrumentos (Sólo para ongs o grupos con representante). Son todos los gastos para la adquisición acondicionamiento y mantenimiento de maquinarias, herramientas, equipamiento técnico, indumentaria, instrumentos e inmuebles necesarios para el objetivo principal del proyecto.
Forma de Asignarles Valor: en este tipo de gasto es muy importante averiguar el valor de mercado del bien (precio actual en los negocios del rubro) en el caso de tener que
comprarlo. En caso de tener que acondicionar y/o para el mantenimiento, hay que hacer un detalle de todos los insumos necesarios para luego averiguar su precio de mercado.
Ejemplo: Compra o alquiler de proyector o acondicionamiento del mismo, compra de equipos de sonido, compra o acondicionamiento de instrumentos, etc.
• Insumos/ Materiales o gastos de producción. Son todos los gastos periódicos relacionados con cada una de las tareas del proyecto. Forma de Asignarles Valor. en este tipo de gastos es importante poder calcular con la mayor exactitud posible las cantidades necesarias y luego asignarles el valor un mercado
actualizado. Ejemplo: adquisición de materiales que se consumen en cada espectáculo, evento, show o presentación como maquillaje, bebidas, entrada, etc.
• Transporte/ Comunicación. Por transporte entendemos todos los gastos necesarios para el traslado de las personas, equipamientos y materiales en cada una de las
actividades del proyecto. Y también en este rubro se deben contemplar todos los gastos de la comunicación interna (entre los integrantes del proyecto ) y la comunicación externa (aquella vinculada con los gastos de promisión y difusión). Forma de Asignarles Valor: para el transporte es importante tener en cuenta las distancias, cantidad de viajes, precios de mercado, etc. Y para la comunicación interna determinar las necesidades y asignarles valor para las distintas tareas del proyecto y en el caso de la comunicación externa tener en cuenta gastos de impresión, diseño, distribución del material para la difusión del proyecto. Ejemplo: (combustible para un auto, mendobus, tarjetas telefónicas, internet, diseño de afiche, etc.)
• Derechos y Servicios. Son aquellos gastos en derechos y servicios necesarios para las distintas tareas del proyecto como derechos de autor, propiedad intelectual y servicios
corrientes. Formas de Asignarle Valor: en este tipo de gasto generalmente los valores están determinados por las entidades que los cobra.
• Gastos varios y de administración. Son aquellos gastos que ayudan a la organización y registro del proyecto y aquellos que no han sido contemplados en la tipificación anterior. Forma de Asignarles Valor: en este caso la valoración depende del tipo de gasto a realizar, siempre teniendo en cuenta las cantidades y los precios actualizados. Ejemplo: insumos de limpieza, gastos de librería general para distintas tareas, etc.

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10. Análisis de Resultados: en este punto nos queda simplemente realizar una evaluación final de como se ha desarrollado el proyecto a fin de tener claro el contexto global de todas las actividades, si se cumplieron los objetivos y si se lograron las metas propuestas, este análisis te permitirá realizar los cambios necesarios para mejorar las acciones y contrarrestar los imprevistos.

Estos son los 10 pasos que necesitas para crear tu proyecto cultural y que de seguro si los llevas con cuidado podrás desarrollarlo sin problema. Espero que te sean de utilidad, a continuación te dejo la infografía de este post.

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3 comentarios en “Los 10 pasos para la Formulación de Proyectos Culturales + Infografía”

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